Chers membres de l'AEF,

Nous souhaitons vous offrir des nouvelles concernant le programme du “University Bus Pass” (“UPASS”). À la suite des résultats du référendum tenu le 1er et 2 Novembre 2023 concernant la question de maintenir ou pas le UPASS, une majorité claire des membres de l’AEF a partagé son avis de retirer ce programme et par conséquent supprimer les frais obligatoires prélevés pour ce service. En raison de ce vote démocratique, le Conseil des Délégués (2023-2024) a pris connaissance des résultats du vote des membres de l'AEF et les a ratifiés en notant que les membres de l’AEF ont majoritairement voté contre le UPASS. Cette même année, les résultats du référendum ont été le sujet d’un avis juridique, offert par un cabinet d’avocats de renom, qui nous a confirmé que l’AEF n'a aucune obligation juridique de signer le contrat UPASS avec la ville, étant donné que la majorité des membres de l’AEF ont voté contre le maintien de ce programme.

Entre le mois d'avril au mois de juillet 2024, l’AEF a tout de même tenté d’amorcer des négociations avec la ville du Grand Sudbury et l’administration de l’Université Laurentienne, plus précisément le Bureau des finances, afin de partager les difficultés liées au UPASS. Ainsi, nous avons souligné les nombreuses réclamations de remboursement annuel de la part des membres de l’AEF qui ne veulent pas du UPASS et les pertes financières que l’AEF assume seule chaque année, sans aucun appuie de l'administration universitaire, à l'exception de l'année dernière (2023-2024). De cette manière, les rencontres avaient pour but initial d’essayer d’obtenir des ressources financières pour couvrir les pertes de l’AEF liées au UPASS avec le but ultime de renouveler ce programme. Malgré les efforts mutuels, il n’a pas été possible de parvenir à un accord satisfaisant les besoins de l’AEF du fait que non seulement le bureau des finances a octroyé une somme inférieure à 9% du risque potentiel des pertes de l’AEF, mais aussi que la ville a cherché à augmenter le prix initiale du service UPASS payé par l’AEF. En réalité, le bureau des finances de l’Université Laurentienne nous a été offert un fond nettement inférieur à celui offert aux deux autres associations étudiantes, et ce bien que l’AEF soit la seule association étudiante pour qui la majorité de ses membres ont demandé de quitter le programme du UPASS contrairement aux deux autres associations étudiantes où la majorité des membres de chacune d’entre elle ont demandé de maintenir le programme UPASS. 

C’est avec une profonde tristesse et un sentiment d’injustice que l'AEF a pris la décision de se retirer des négociations visant à conclure une nouvelle entente avec la ville de Sudbury pour le programme UPASS. Ce programme aurait permis à une partie des membres de l'AEF de bénéficier de ce service, à condition que l'administration accepte de partager équitablement les risques financiers de pertes. Malheureusement, cette condition essentielle nous a été refusée. Toutefois, il est à noter que le transport en bus de la ville sera offert sur le campus mais il faudra que les membres de l’AEF se procurent leur propre billet (pour un seul trajet, pour la journée, pour la semaine ou pour le mois) selon les différentes formules proposées par la ville. À ce sujet, il est possible de vous renseigner directement auprès de la ville du Grand Sudbury et de ses points de ventes pour les billets de transport en bus.

En tant que membre du Conseil des délégués et membre de l’AEF, il est de notre devoir de respecter la décision populaire des membres de l’AEF qui ont demandé de se retirer du programme jugé trop coûteux et non nécessaire par cette même majorité. L’article 8 de la constitution de l’AEF stipule que tout changement de frais accessoires chargés par l’AEF doit passer par un nouveau référendum. Ainsi, l’AEF ne peut pas se permettre de facturer à ses membres les frais du UPASS pour l’année académique 2024-2025 sans tenir un nouveau référendum à ce sujet. Un formulaire pour demander la tenue d'un nouveau référendum sera placé au bureau de l’AEF à partir du mois de septembre 2024.

Entre-temps, l’AEF est toujours à la recherche de solutions transitoires pour appuyer ses membres qui voudraient se procurer un billet de bus mais qui rencontrent des difficultés financières. Cependant, ces solutions potentielles doivent impérativement respecter les résultats démocratique du référendum tenu pour connaître l'avenir du UPASS.

Le conseil d’administration de l’AEF est fière de pouvoir affirmer qu’il se sont battus pour vos droits à la table des négociations et préserver la volonté de nos membres jusqu'à la dernière minute. Nous envisageons de continuer à travailler avec nos partenaires, dans le respect de l'autonomie de l’AEF, notamment la ville du Grand Sudbury et l’Université Laurentienne, afin de trouver des solutions pour le futur. Un comité du CDD pour chercher des solutions pour le UPASS a été spécialement créé pour déployer le temps et les efforts nécessaires au suivi de ce dossier.   Veuillez garder à l'œil les communications de l'AEF pour toute information additionnelle.

Par ailleurs, il a été porté à notre attention que l'administration de l'Université Laurentienne a maintenu l’affichage des frais du UPASS sur le portail des membres étudiants de l'AEF. Cependant, il nous a été confirmé par nos membres que les frais du UPASS ne leur a pas été facturés, mais nous vous demandons de communiquer avec nous si vous avez remarqué que vous avez été facturé les frais du UPASS. 

Veuillez noter que nous vous tiendrons au courant de tout développement au sujet du dossier du UPASS au sein de l’AEF. 

Merci de votre compréhension,

Le Conseil des délégués de l'AEF

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Dear members of the AEF,

We would like to offer you some news regarding the University Bus Pass (“UPASS”) program. Following the results of the referendum held on November 1st and 2nd, 2023 concerning the question of whether or not to maintain the UPASS, a clear majority of AEF members shared their opinion to withdraw this program and consequently remove the mandatory fees levied for this service. As a result of this democratic vote, the Council of Delegates (CD) (2023-2024) took note of the results of the AEF members' vote and ratified them, noting that AEF members had voted overwhelmingly against UPASS. That same year, the results of the referendum were the subject of a legal opinion offered by a renowned law firm, which confirmed that the AEF has no legal obligation to sign the UPASS contract with the city, given that the majority of AEF members voted against maintaining this program.

Between April and July 2024, the AEF attempted to negotiate with the City of Greater Sudbury and the Laurentian University administration, specifically the Finance Office, to share the difficulties associated with UPASS. We pointed out the numerous annual reimbursement claims from AEF members who do not want UPASS, and the financial losses that AEF assumes alone every year, without any support from the university administration, with the exception of last year (2023-2024). In this way, the initial aim of the meetings was to try to obtain financial resources to cover AEF's losses related to UPASS, with the ultimate goal of renewing this program. Despite mutual efforts, it was not possible to reach an agreement satisfying AEF's needs, as not only did the finance office grant a sum lower than 9% of AEF's potential risk of losses, but also the city sought to increase the initial price of the UPASS service paid by AEF. In reality, Laurentian University's Finance Office offered AEF a much smaller fund to help cover the opt outs that our students would require, as opposed to what was offered to the other two student associations. This was offered, even though AEF was the only student association where the majority of its members asked to leave the UPASS program, unlike the other student associations, where the majority of members asked to maintain the UPASS program. 

It is with deep sadness and a sense of injustice that the AEF has decided to withdraw from negotiations aimed at reaching a new agreement with the City of Sudbury for the UPASS program. This program would have enabled a portion of AEF members to benefit from this service, provided the administration agreed to share the financial risk of losses equitably. Unfortunately, we were denied this essential condition. However, it should be noted that city bus transportation will be available on campus, but AEF members will need to purchase their own ticket (for a single trip, for the day, for the week or for the month) according to the various formulas offered by the city. To find out more, contact the City of Greater Sudbury and its sales outlets for bus tickets.

As members of the Council of Delegates and members of the AEF, it is our duty to respect the popular decision of AEF members who asked to withdraw from the program deemed too costly and unnecessary by this same majority. Article 8 of the AEF constitution stipulates that any change in the ancillary costs charged by AEF must be put to a new referendum. Thus, the AEF cannot afford to charge its members the UPASS fees for the 2024-2025 academic year without holding a new referendum on the matter. A form to request a new referendum will be placed in the AEF office starting September 2024.

In the meantime, the AEF is still looking for transitional solutions to support its members who would like to purchase a bus ticket but are experiencing financial difficulties. However, these potential solutions must respect the democratic results of the referendum held to determine the future of UPASS.

The AEF Board of Directors is proud to say that they fought for your rights at the bargaining table and preserved the will of our members until the last minute. We look forward to continuing to work with our partners, while respecting AEF's autonomy, including the City of Greater Sudbury and Laurentian University, to find solutions for the future. A CD committee to seek solutions for UPASS has been specially created to devote the time and effort needed to follow up on this file.  Please keep an eye on AEF communications for any additional information.

Furthermore, it has been brought to our attention that the administration of Laurentian University has maintained the posting of UPASS fees on the AEF student Self-Service portal. However, it has been confirmed to us by our members that they have not been charged the UPASS fee, but we ask that you contact us if you have noticed that you have been charged the UPASS fee. 

Please note that we will keep you informed of any developments regarding the UPASS file within AEF. 

Thank you for your understanding,

The AEF Council of Delegates